Ons Postvak IN is tegenwoordig een plek waar veel verschillende soorten berichten binnenkomen, van bijlagen voor besprekingen tot taakverzoeken en reminders. Al die berichten wil je graag zo efficiënt mogelijk verwerken om grip te houden op je postvak. Hoe doe je dat? Door te slepen.

Door een e-mailbericht te slepen, kun je deze snel omzetten naar een nieuwe Afspraak, Taak of Contactpersoon inclusief het tekstbericht en eventueel de bijlagen. Je hoeft het e-mailbericht dus niet achteraf separaat bij te voegen. Zo voorkom je onnodige handelingen. Hieronder leg ik een aantal sleepopties uit.

Slepen van Postvak IN naar Agenda

Slepen met je linkermuisknop:

  • Selecteer een e-mailbericht.
  • Houd je linkermuisknop vast en sleep het bericht naar Agenda linksonder.
  • Zodra je je linkermuisknop loslaat, wordt er een nieuwe Afspraak aangemaakt inclusief de tekst uit het e-mailbericht.
  • Pas datum en tijdstippen aan en klik op Opslaan en sluiten.

Slepen met je rechtermuisknop:

  • Selecteer een e-mailbericht.
  • Houd je rechtermuisknop vast en sleep het bericht naar Agenda linksonder.
  • Zodra je je rechtermuisknop loslaat, verschijnt er een keuzevenster.
  • Kies uit een van de volgende mogelijkheden:

o Kopiëren als Afspraak met tekst
o Kopiëren als Afspraak met snelkoppeling
o Kopiëren als Afspraak met bijlage
o Verplaatsen als Afspraak met bijlage
o Kopiëren als vergaderverzoek

  • Pas datum en tijdstippen aan en klik op Opslaan en sluiten.

Je hebt dus de mogelijkheid om een e-mailbericht inclusief de bijlagen bij een afspraak te voegen.
Let op: als je een e-mailbericht sleept naar Agenda linksonder dan wordt er een nieuwe afspraak in jouw eigen agenda gemaakt.

Een afspraak maken in een andere agenda

In Outlook 2010:

  • Zodra je het e-mailbericht naar Agenda sleept, worden de agenda’s waarvoor jij gemachtigd bent aan de linkerkant zichtbaar.
  • Houd het e-mailbericht nog steeds vast met je muisknop en sleep het naar de gewenste agenda.
  • Laat dan je linker- of rechtermuisknop pas los.

In Outlook 2013 / 2016:

Helaas worden de agenda’s in deze versies niet meer getoond.

  • Open daarom de gewenste Agenda in een Nieuw venster (klik met je rechtermuisknop linksonder op Agenda en selecteer In nieuw venster openen).
  • Sleep vervolgens een e-mailbericht helemaal onderin de Taakbalk naar het Outlook pictogram.
  • Beide vensters worden getoond, waarna je het bericht direct in de juiste agenda en op de juist dag/tijdstip kunt plaatsen.
  • Laat dan je linker- of rechtermuisknop pas los.

Slepen van Postvak IN naar Contactpersonen

In veel gevallen staat er onder een e-mailbericht een handtekening. Voor het maken van een nieuw Contactpersoon verrichten gebruikers vaak onnodige handelingen (overschrijven, uitprinten enzovoort) en dat is natuurlijk zonde. Ook hier kun je sneller en foutloos werken door te slepen.

Slepen met je linkermuisknop:

  • Selecteer een e-mailbericht.
  • Houd je linkermuisknop vast en sleep het bericht naar Contactpersonen linksonder.
  • Zodra je je linkermuisknop loslaat, wordt er een nieuwe Contactpersoon aangemaakt.
  • De tekst uit het e-mailbericht staat onder Notities.
  • Selecteer gegevens uit het notitieveld (telefoonnummer, adres, website) en plak deze in de desbetreffende velden.
  • Als alle contactgegevens erin staan, klik je op Opslaan en sluiten.

Leer jezelf aan slimmer te werken met Outlook en gebruik de mogelijkheden om te slepen. Je zult al snel merken dat het je veel tijd bespaart omdat je geen onnodige handelingen meer verricht én je bent minder tijd kwijt om achteraf naar het bewuste e-mailbericht te zoeken. Je hebt immers alle gewenste informatie bij elkaar.

 

(bron: Managementsupport.nl)